Voiko työviikolle luoda lukujärjestyksen?

Olisiko työmme tylsää, jos kalenterimme näyttäisi samanlaiselta viikko toisensa jälkeen? Vai voisimmeko sen sijaan kohdistaa energiamme tärkeimpien asioiden tekemiseen ja tavoitteiden saavuttamiseen?

Päädyin varusmiespalveluksessani toimittajaksi Ruotuväki-lehden toimitukseen reilun puolen vuoden ajaksi. Lehden tekeminen perustui formaattiin, kuten lähes kaikki mediat tyypillisesti toimivat. Lehdessä oli vakiomuotoinen taittopohja, jossa oli suunnitellut paikat tietyn mittaisille artikkeleille: pääkirjoitus, muutama kattavampi kärkiuutinen, lyhyitä uutissähkeitä, pari kolumnia, kaksi erimuotoista henkilöhaastattelua, yksi reportaasi ja teema-artikkeli, teknologiapalsta sekä kirja- ja elokuva-arvostelut. Jokaisella juttutyypillä oli oma paikkansa, pituus ja kuvan paikka, jotka asettivat rajoitteet.

Lehti ilmestyi kahden viikon välein, ja sen sisältöä suunniteltiin pari lehteä eteenpäin toimituksen yhteisissä viikkopalavereissa. Sen sijaan, että ideoimme tyhjästä mistä ensi viikolla kirjoitetaan, ideoinnin pystyi kohdentamaan tarkempiin kysymyksiin: Mitkä kaksi ajankohtaista asiaa nostamme uutisjutuiksi? Kuka olisi kiinnostava hahmo henkilöhaastatteluun? Mistä kirjoitan omalla vuorollani 1000 merkin kolumnin? 

Olen päätynyt hyödyntämään formaattiajattelua työurallani aktiivisesti. Palveluliiketoiminnan kehittämisen parissa samasta asiasta puhutaan tuotteistamisena: asiakasta palvellaan valmiiksi paketoidun formaatin mukaisesti. Asiakkaan palvelu toteutetaan hyväksi havaitun prosessin mukaan, jolloin voidaan kierrättää samoja toimintatapoja, materiaaleja ja työkaluja sekä keskittyä asiantuntijan osaamisen soveltamiseen asiakkaalle parhaalla mahdollisella tavalla.

Slush-tapahtuman ohjelman rakentamista varten kehitimme myös formaatin. Ohjelma koostuu vuosittain noin 200 puheenvuorosta. Sen sijaan, että puhujia alettaisiin keräämään sieltä täältä yksi kerrallaan, on kokonaisuus pilkottu osiin. Esimerkiksi yhden lavan konsepti koostuu 20 minuutin puheenvuoroista vaihtoineen, eli kahdeksan tunnin ohjelmaan mahtuu yhteensä 24 puhujaa. Kun nämä jaetaan neljään kahden tunnin teemakokonaisuuteen, tarvitaan kuhunkin teemaan 6 puhujaa. Tälllä tavalla uuvuttavalta kuulostava urakka muuttuukin kiinnostaviksi valinnoiksi: mitkä teemat ovat niin tärkeitä, että kutsumme puhujia ympäri maailmaa niiden ympärille? Kuinka pidämme huolta, että kaikista teemoista muodostuu mahdollisimman kattava, kiinnostava ja uniikki kokonaisuus? Miten huolehdimme puhujien diversiteetistä niin, että eri sukupuolet, taustat ja vähemmistöt ovat edustettuina?

Formaatit pienentävät liikkeelle lähtemisen kitkaa ja auttavat kohdistavaan energiaa siihen, mikä on oleellista lopputuloksen kannalta. Energia vapautuu sen miettimisestä, miten tehdään. Sen sijaan voidaan keskittyä itse sisältöön eli mitä tehdään. Tekemisessä voidaan olla enemmän läsnä ja kiinnittää huomiota merkityksellisiin yksityiskohtiin. Formaatit vapauttavat aikaa ajatteluun.

Viime aikoina olen alkanut pohtimaan formaattien merkitystä työelämän suunnittelussa. Vuosien aikana suhteeni kalenteriin on ollut hyvin ristiriitainen. Olen yrittänyt sekä tyhjää kalenteria että käyttää kalenteriani tehtävälistana – ja monia muita malleja siltä väliltä. Parhaiten olen huomannut noudattavani kalenteria, kun se ottaa huomioon minulle luontaisen tavan tehdä työtä (keskittymistä vaativat työtehtävät aamusta, tapaamiset ja kevyemmät työtehtävät iltapäivästä) ja yhdistää tämän minulle tärkeiden tavoitteiden edistämiseen. 

Entä jos jokainen työviikko noudattaisi koulusta tuttua lukujärjestysmallia? Aloitamme vuoden usein ajatukset täynnä suuria suunnitelmia ja tavoitteita. Jos kuitenkin aloitan viikkoni tyhjällä kalenterilla, ajankäyttöä ohjaavat työpäiviä pirstaloivat palaverikutsut ja sähköpostien ad hoc -pyynnöt. Jos tärkeille, aikaa, keskittymistä, energiaa ja ajattelua vaativille työtehtäville ei ole erikseen varattua aikaa, jäävät ne tekemättä tai ne valuvat työpäivien ulkopuolelle, kun olen väsynyt.

Juuri nämä aikaa, keskittymistä, energiaa ja ajattelua vaativat työtehtävät ovat niitä, jotka edistävät asioita ja parantavat maailmaa. En muista yhtään sankaritarinaa, joissa sankari muistetaan siitä että on vastannut kaikkiin sähköposteihin mahdollisimman nopeasti ja hyväksynyt kaikki kalenterikutsut.

Työpäiväni ovat kahdeksan tuntia. Kun tästä vähentää lounaan ja tauot, jää vajaat seitsemän tuntia. Jos yritän varata keskittyneeseen työhön kolme tuntia aamusta ja sähköposteihin yhden tunnin kahdessa osassa, jää jokaiseen päivään jäljelle vajaat kolme tuntia ja viikossa 15 tuntia. Jokainen tunnin tapaaminen vie lisäksi usein yhden lisätunnin valmistelujen, muistiinpanojen ja jatkotehtävien tekemiseen. Kun viikkokiintiöstä vähennetään vielä säännöllinen viikkopalaveri, ollaan helposti noin viidessä tapaamisessa viikossa.

Tiedän siis, että voidakseni tehdä työni hyvin ja edistääkseni minulle tärkeitä tavoitteita, voin ottaa joka viikko vain korkeintaan viisi tapaamista. Tämä pakottaa pohtimaan hyvin tarkkaan, mitkä tapaamiset auttavat edistämään minulle tärkeitä tavoitteita ja projekteja – ja ennen kaikkea kuinka paljon uusia työtehtäviä tai projekteja voin ottaa tärkeiden tavoitteiden lisäksi.

Nykyisessä elämäntilanteessa oma formaattini on alkuviikkopainotteinen: pidän perjantain tyhjänä mahdollisimman pitkään ja siirrän sinne tehtäviä, jotka jäävät viikon aikana tekemättä esimerkiksi päiväkoti-ikäisten lasten sairastelun ja lääkärikäyntien tai muiden kiireellisten työasioiden takia. 

Ehjänä pysyvillä viikoilla perjantait on varattu kirjoittamiselle, lukemiselle, oppimiselle, suunnittelulle ja ajattelulle, jota myös liikunta tukee. Tämäkin kirjoitus syntyi jälleen perjantaina aamutunteina, sillä minulle tärkeä tavoite on julkaista kirjoituksiani säännöllisesti – tällä hetkellä armollisesti kerran kuussa.

Miltä sinun ensi viikkosi näyttää? 

Petri